Von Dr. Cornel Veil (*)

Seit zehn Jahren verwenden englische, niederländische und amerikanische Firmen eMs- Moderation, um ihre Sitzungen effizienter und befriedigender zu machen. Auch in der Schweiz setzen eMs-Moderatoren (Elec-tronic Meeting Support- Moderatoren) ein, um den Frust in Arbeitskonferenzen zu re-duzieren. eMs-Moderation spart Zeit, Geld und Nerven ein: 60% bei Arbeitssitzungen und 90% bei Projekten (Produkt- Entwick-lung, Time-to-market).

Protokoll umgehend verfügbar

Arbeitskonferenzen mit eMs- Moderatoren sind auf vierfache Weise sichtbar anders als herkömmliche Meetings. Prabhu Guptara Direktor am UBS Wolfsberg Center nennt vier Merkmale:

 «Ein gruppendynamisch und technolo-gisch erfahrener Moderator unterstützt den Sitzungs- Verantwortlichen, damit seine Arbeitskonferenz erfolgreicher durchgeführt wird.

 Die Sitzungen sind spannender, da jeder Teilnehmer einbezogen wird: der eMs-Mo-derator stellt seine fünf bis 30 Laptops im Sitzungszimmer auf, damit fünf bis 60 Teilnehmende ihre Beiträge ungeniert eintippen können und zwar simultan.

 Die Beiträge werden gleich gemeinsam bearbeitet, sodass mehr Zeit bleibt die gesammelten Vorschläge abzuwägen, Ent-scheide zu treffen sowie Umsetzungs-Pläne und -Kontrollen festzulegen. So wechseln stilles Arbeiten am Laptop und engagiertes Gespräch einander ab.

 Da die Beiträge vorwiegend schriftlich vorliegen, sind Protokolle umgehend ver-fügbar.»

(*) Dr. Cornelia Veil ist Organisationspsychologin und Mitarbeiterin am IFI GmbH  in Heiden bei St. Gallen.

Intensiver Führungsimpuls

Eric Poll (Leica-Geosystems) führt jährliche dreitägige Corporate Strategy-Reviews mit 60 sein Manager aus sechs Kontinenten durch: «Unser Kader erlebt die eMs-Veranstaltungen als intensiver Führungsimpuls: Sie verlaufen kompakter, sind straffer und transparenter organisiert. Allfällige Sprachbarrieren aufgrund unserer internationalen Zusammensetzung sind minimiert.» Weitere Anwendungsbereiche von eMs- Moderation sind: Problemformulierung & Entschei-dungsfindung, Anforderungskatalog-Erstel-lung, Produkt-Entwicklung/-Optimierungen, Projekt Kick-off, Zukunfts-Workshop, Unternehmensstrategie-Entwicklung.

Produktive Arbeitszeit

eMs-Moderation bewährt sich bei Risiko-As-sessments. Beat Häring (srg-ssr-idée-suisse): «Die Gefahren in unserem Medien-Geschäft können am besten von den regionalen Ge-schäftsleitungen beurteilt werden. eMs-Sit-zungen gewährleisten, dass alle unsere internen Fachperso-nen am Risiko-Erfas-sungsprozess teilnehmen.»

Fundierte Erfahrungals Moderator ist zentral für eine effiziente und befriedigende eMs-Sitzung. Denn wie viele elektroni-sche Technologien ist eMs-Moderation zwei-schneidig. Schlecht beherrscht kann sie eine Sitzung hinsichtlich Arbeitsklima und -ergebnis zum Absturz bringen. Bei unerfahre-ner Leitung passiert es, dass die Teilnehmer überhäuft werden von Ideen, die von der ei-gentlichen Fragestellung der Arbeitssitzung ablenken. Potential wird vergeudet, Desori-entierung verbreitet. Trotzdem: Immer dann, wenn mehrere Menschen Daten und Fakten sammeln und auswerten müssen um anschliessend Massnahmen zu ergreifen und gemeinsam umzusetzen, beschleunigt und vertieft fachkundige eMs-Moderation diesen Arbeitsprozess. Sitzungs-Zeit ist dann produktive Arbeitszeit, in der Spezialisten- oder Management-Teams tatsächlich Aufgaben erledigen (Wertschöpfung), und nicht «weg von der Arbeit» Zeit vergeuden.  

Arbeitsprozess vorantreiben

Wie funktioniert Electronic Meeting Support? Laptops und Beamer sind durch eine Software miteinander verbunden, die vom Moderator bedient wird. Sie ist jedoch keine Groupware, mit der nur Text produziert und Dokumente gemeinsam betrachtet werden. Vielmehr handelt es sich um eine Software, mit der ein Moderator einen Problemlösungsprozess vorantreibt und fokussiert. Der Moderator stellt exakt formulierte Aufgaben und Fragen zu denen sich die im Sitzungsraum anwesenden Personen via Keyboard äussern. Aufgabenzentrierung mit Funktionen wie gemeinsames Kategorisieren, qualitative Zuordnung sowie systematisches Abwägen reduzieren Im-Kreise-Herum-Reden, Selbstdarstellung einzelner Personen und Power-Play.

Zudem kann dasjenige was Sitzungsteilnehmer wirklich bewegt (Fragen, Sorgen, Nöte oder Kritik) sachlich angegangen werden, denn die via Laptop eingegebenen Beiträge bleiben auf Wunsch anonym. Die Moderatoren führen als Externe unternehmenspolitisch unbelastet zügig durch die Arbeitssitzung. Doch sie sind nicht selbstherrlich: Zusammen mit dem Sitzungs- verantwortlichen und -teilnehmenden legen sie die Vorgehensweise der jeweiligen Arbeitskonferenz fest. Dazu gehören Problemeinkreisung, Kriteriensammlung und -auswahl, gemeinsame Gewichtung, Hinterfragen der getroffenen Entscheide sowie die Entwicklung von Umsetzungs- Kontrollen.

Betroffene beteiligen

eMs-Moderatoren sind Experten beim Aufgleisen und Durchziehen der Lösung von Problemen, die Management-Etagen beschäftigen. Laptops, Beamer und Software sind nur Hilfsmittel, um alle vom Geschäftsproblem Betroffenen aktiv zu beteiligen. Sie können so ihre Fachkenntnisse effektiv einbringen. In wirtschaftlich guten wie in schlechten Zeiten ist die Führungsmethode Betroffene zu Beteiligten zu machen in der Regel die überzeugendste für jede Management-Situation. Dies gelingt unter erfahrener eMs-Moderation sehr effizient.

TagesAnzeiger, weekend supplement ALPHA, July 2003, 1.2 million readers.